Построение системы внутреннего аудита на предприятии: основные факторы

Для того чтобы создать успешную систему функционирования внутреннего аудита на предприятии, необходимо соблюсти определенные условия. Существуют факторы, на которых строится работа проверяющего органа.

1. Фактор ответственности. Его сущность заключается в том, что любой внутренний аудитор, который работает в организации, несет ответственность за некачественное и ненадлежащее выполнение функции контроля. Она существует в трех формах:

экономическая;
дисциплинарная;
административная.

Функции должны быть ясными, закрепленными за каждым конкретным субъектом. За каждую из них аудитор несет ответственность.

Фактор сбалансированности. Он неразрывно связан с фактором ответственности. Сущность его состоит в том, что внутренний аудит на предприятии обязательно должен проводиться только тогда, когда контролирующий орган обеспечен всеми средствами для выполнения проверки. Они должны быть связаны с его определенной функцией.

2. Фактор своевременности сообщения об отклонениях. Под этим подразумевается то, что если при проверке появилась информация о нарушениях, то она должна быть представлена лицам, которые принимают решения по этим вопросам, в максимально быстрые сроки. В ином случае могут произойти нежелательные последствия, и объект проверки перейдет в другое действие (состояние), что лишит смысла весь проведенный контроль (например, при осуществлении предварительного аудита).

3. Фактор соответствия системы проверки и контроля. Здесь речь идет о том, что внутренний аудит организации и сложность его проверки должны соответствовать степени сложности проверяемой системы. Если направленность деятельности подконтрольного органа разнообразна, то проведение внутреннего аудита должна осуществлять организация, имеющая достаточную квалификацию по этим направлениям. При осуществлении проверки нужно добиться того, чтобы части системы контроля могли быстро подстраиваться под изменения, происходящие в частях системы объектов контроля.

4. Фактор комплексности означает, что объекты различных типов должны подвергаться адекватному внутреннему контролю. Невозможно добиться высокой общей эффективности, если аудит будет сосредоточен лишь на узком кругу объектов.

5. Фактор разделения обязанностей. Здесь речь идет об обязанностях служащих. Они распределяются таким образом, что за одним и тем же человеком не должны быть закреплены сразу следующие функции:

санкционирование операций с отдельными видами активов;
регистрация операций;
обеспечение сохранности активов;
осуществление инвентаризации активов.

Для того чтобы избежать злоупотреблений и добиться более эффективного аудита, эти функции следует распределять среди разных служащих.

6. Фактор одобрения и разрешения. Ответственные финансовые лица в пределах своих полномочий должны обеспечить формальное одобрение и разрешение всех финансовых операций. Решение относительно общего типа хозяйственных операций или конкретно взятой операции называют формальным разрешением. Одобрением называют каждый отдельный случай использования общего разрешения. Без этих процедур система внутреннего контроля организации считается неэффективной.

Помимо факторов, на которых строится вся система внутреннего аудита, следует учитывать и некоторые требования. За счет них можно повысить эффективность контроля.

Ущемление интересов. Это требование заключается в создании определенных условий, в которых какие-либо отклонения могут поставить любого работника или структурное подразделение предприятия в невыгодное положение, побудить их к регулированию «узких мест». Это возникает из-за того, что появляется возможность отклонений, в которых могут быть заинтересованы сотрудники организации.
Следующее требование заключается в недопущении сосредоточения всех прав контроля под властью одного лица. Это может вызвать неточности и ошибки со стороны проверяющего органа, которые будут выгодны данному лицу.
Честность, заинтересованность и участие должностных лиц управления являются неотъемлемым требованием к эффективному функционированию внутреннего аудита.
Цели и задачи контроля должны быть рациональными. Функции и программы аудита необходимо целесообразно распределить. Это является сутью требования приемлемости методологии аудита.
Системы аудита должны постоянно развиваться и совершенствоваться. Необходимо построить внутренний контроль таким образом, чтобы он мог гибко подстраиваться под решение новых задач, которые возникают в результате изменения условий работы предприятия, как внутренних, так и внешних.
Основываясь на требовании приоритетности, не стоит осуществлять абсолютный контроль над мелкими операциями. Это снижает эффективность и лишь отнимает время от более серьезных задач. Но если руководством установлено, что какая-то сфера деятельности играет важную роль, то в ней также следует наладить внутренний аудит качества работы.
Проведение внутренней проверки организации требует дополнительных затрат средств и труда. Следует рационально организовывать этапы процедуры контроля, чтобы минимизировать расходы.
Закрепление отдельной контрольной функции за конкретным ответственным лицом, является сутью требования единичной ответственности. Необходимо избегать допущения контроля нескольких проверяющих органов за одним объектом. Но возможно закрепление нескольких объектов контроля за одним центром ответственности.
При возникновении ситуации выбытия отдельного субъекта внутреннего аудита, не должно происходить прерывания общего процесса контроля. Этого возможно избежать, если каждый проверяющий будет уметь выполнять работу коллеги выше и ниже своего уровня. Данное требование уместно применять и для объектов проверки.
Для того чтобы внутренний аудит организации имел высокую степень эффективности, необходимо четко соблюдать регламент работ. От этого напрямую зависит успешность мероприятия.